（企）エコ・アド｜「誰もがその人らしく働ける」職場づくりを目指して。ビジネスチャット導入とオフィス改革

チラシや冊子、ホームページ等の広報媒体を編集・デザインする企業組合。「伝えたい情報を伝えたい相手に正しく伝える」姿勢を大切に、得意なやわらかいタッチのイラスト・デザインと提案を通じてお客様の情報発信を“形”にしています。新型コロナウイルスの影響で従来の働き方の見直しを迫られ、ビジネスチャットを導入しました。

【課題】コロナ禍でリモートワーク対応が急務に

　新型コロナウイルスが感染拡大していた時期に、育児や介護等さまざまな家庭の事情を抱えるメンバー（組合員）がいて、感染リスクを避けるためにもリモートワーク環境の整備が急務でした。まず始めにリアルタイムのやり取りや情報共有が可能なこと、導入費用がかからず無料^※で利用できることを条件に導入候補のツールを絞りました。

無料で使用できるサービスやプランを活用して、費用をかけずに小さくスタート

【導入】「Chatwork」「TimeTree」導入によるリアルタイムな情報共有

　メンバー同士のスムーズな業務連携のため「Chatwork（チャットワーク）」と「TimeTree（タイムツリー）」を導入しました。Chatworkは仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。メンバーにChatworkの利用経験者がいたこと、また知り合いのIT会社でChatworkが活用されていて参考にしやすかったことが導入の決め手でした。

　リモートワークで課題になったメンバー間の予定の共有方法も見直すことにしました。以前は事務所のホワイトボードに各自の予定を書き込んでいたので、確認のために事務所へ行ったり、急な変更の場合は把握が遅れたりするなど、最新の予定が共有できずに不便でした。そこで予定が共有できるカレンダーアプリTimeTreeを導入しました。

【効果】業務連絡・情報共有のスピード感がアップ！オフィス環境と業務体制も見直しへ

Chatworkを使うことで、誰がどの案件をどこまで対応しているのか、業務の進行状況が見えるようになり、進捗管理がしやすくなりました。今は外注先にも導入していただき、Chatwork上でやり取りをしています。パソコンとスマートフォンどちらからでも使い勝手が変わらない点も気に入っています。業務連絡以外にも業務に役立ちそうなWebサイトや、個人的に気になった情報をメンバーと共有、備忘録代わりに使っています。

　TimeTreeはアプリを開けばお互いの予定が分かるので、スケジュール共有にかける労力が大幅に減りました。

ITツールの導入だけに留まらず、オフィスもレイアウトを見直し、ファイルや資料を共有することで、総務・経理などの業務でも、担当者しか分からないという状態を極力なくしました。なるべく仕事を細分化して、複数人で担当するように見直し、皆で進めていくことを大事にしています。今もリモートワークは続けていますが、必ず顔を合わせる機会を作ることで、業務連絡だけでなく日頃の悩み等も言いやすい職場環境づくりに繋がっていると考えています。

【展望】「誰もが働きやすい環境づくり」をさらに進める

　現在、IT関連が得意なメンバー主導でオフィスとリモートワークどちらからでも最新のデータファイルを共有できる仕組みの構築を進めているところです。ITツールを上手く活用しながら、これからも「誰もが働きやすい環境づくり」を進めていきたいと考えています。