事業年度末から通常総会に係る実務
組合実務においては、特に年度末から通常総会及び総会終了後にかけて組合特有の処理事項が集中します。次に述べる通常総会までと通常総会終了後に発生する事務処理の流れにしたがって事務処理します。
(1)通常総会開催までの実務
- i 決算関係書類・事業報告書の作成
- 事業年度が終了すると、理事は通常総会開催日までの大体の見通しを立て、決算関係書類並びに事業報告書の作成にとりかからねばなりません。また、新年度の事業計画案、収支予算案も作成します。
- ii 決算関係書類・事業報告書の監事への提出及び監事による監査
- つぎに理事は、監事に決算関係書類・事業報告書を提出して監査を受けなければなりません。監事は決算関係書類及び事業報告書の全部を受領した日から４週間を経過した日までの間に監査報告の内容を理事に通知しなければなりません。
この際、監事は、その監査権限が会計監査に限定されている場合は、事業報告書についての監査権限が無いことを明らかにした監査報告を作成することになります。４週間を経過した日までに監査報告が通知されない場合は、理事は監査を受けたものとみなすことができます。 - iii 理事会の開催
- 代表理事は、理事会を招集し、決算関係書類・事業報告書及び監査報告を提出し、承認を得ると同時に新年度の事業計画案、収支予算案も審議し、決定します。また、この理事会で、通常総会の日時、場所、提出議案を決定します。
- iv 決算関係書類・事業報告書の備置きと総会招集通知の発出
- 組合は、総会日の２週間前の日から決算関係書類、事業報告書を主たる事務所（従たる事務所にはその写し）に備え置き、組合員の閲覧に供します。
また、理事会の決議に基づいて通常総会の会日の１０日前までに、全組合員に到達するように文書で総会招集通知を出します。
総会招集通知には、会議の日時、場所、議案を示すとともに、理事会で承認された決算関係書類・事業報告書及び監査報告を添付しなければなりません。ただし、組合員全員の同意があれば、招集手続きを省略することができ、この場合は招集通知書とその添付書類も不要となります。また、定款に定めがある場合には、電磁的方法（電子メール）による総会招集通知も可能です。 - v 通常総会の開催
- 通常総会は、定款の定める開催時期（通例は事業年度終了後２ヶ月以内）に開催しなければなりません。この通常総会で、決算関係書類、新年度の事業計画案、収支予算案、役員改選等、先の理事会で決めた提出議案について審議決定をします。
※総会の運営に関しては、「総会運営ガイド」（PDF）を参照してください。
(2)通常総会終了後行う事務処理
- i 総会議事録の作成
- 総会終了後、直ちに議事録を作成する必要があります。
- ii 所管行政庁への決算関係書類、役員変更届等の提出
- 通常総会終了後２週間以内に、決算関係書類に通常総会の議事録を添えて、所管行政庁に提出します。また、役員に変更があった場合には、役員変更届を届出ます。さらに、定款変更を行った場合は定款変更認可申請書を提出します。
- iii 申告及び納税
- 事業年度終了後２ヶ月以内に、通常総会で確定した決算にもとづいて税務署、県税事務所、市役所（又は区役所、町役場）に、それぞれ法人税、事業税、県民税、市町村民税の確定申告をし、納税します。また、前々事業年度の課税売上高が１，０００万円超（ただし、設立当初の２年間は、出資金が１，０００万円以上）の場合は、消費税の申告、納税も併せて行います。
- iv 変更登記
- 代表理事の変更があった場合には、就任した日から２週間以内に変更の登記をしなければなりません。この場合、同一人物が再選されても登記が必要です。出資金に変更があった場合は、その登記も必要です。